教育部评估中心为落实教育部教高[2011]9号文的要求，建立了周期性填报制度，组织全国有关高校完成教学基本状态数据上报工作，并对参加审核评估高校提前进行教学基本状态数据采集。学校在确定参加审核评估后，应按照要求在指定时间将数据上报至数据库系统。

高校教学基本状态数据库采用在线填报系统，一般在接受评估前三个月上报教学基本状态数据，该数据将主要用于教学评估。数据填报工作一般可在半月内完成。在此期间，数据库将为学校开放数据填报功能，学校可以随时填写或修改数据内容。之后，该功能将关闭，学校不能再对数据进行修改，但仍然可以浏览和下载本校数据。如有特殊原因需要调整的，学校可以经市政府教育督导室向教育部评估中心提出申请，获得批准后方可修改。